Aka Eğitim Hizmetleri Enerji Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Aka Koleji” veya “Kurum”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, çalışan adayı başvuru sürecinde işlenen kişisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz. Bu metin, internet sitemiz üzerinden veya diğer kanallar aracılığıyla Aka Koleji’ne iş başvurusu yapan çalışan adaylarına yöneliktir.
1. Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Aka Eğitim Hizmetleri Enerji Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından işlenmektedir.
Adres: Radyum Sokak No:21 Bahçelievler / İstanbul
E-posta: i.k@akakoleji.k12.tr
2. İşlenen Kişisel Verileriniz
İş başvuru formu, özgeçmişiniz ve başvuru sürecinde tarafımıza ilettiğiniz bilgi ve belgeler kapsamında aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilir:
Kimlik bilgileriniz: Ad, soyad ve başvuru kapsamında paylaştığınız diğer kimlik bilgileri.
İletişim bilgileriniz: Telefon numarası, e-posta adresi ve başvuru kapsamında paylaştığınız iletişim bilgileri.
Eğitim ve mesleki deneyim bilgileriniz: Eğitim durumunuz, mezuniyet bilgileriniz, sertifikalarınız, mesleki deneyimleriniz, önceki iş yerleriniz, görev bilgileriniz, yetkinlikleriniz ve yabancı dil bilgileriniz.
Başvuru ve Mali bilgileriniz: Başvurduğunuz pozisyon, başvuru tarihi, ücret beklentisi bilgisi, değerlendirme notları, mülakat süreci ve işe alım sürecine ilişkin bilgiler.
Özgeçmiş ve ek dosya bilgileri: Başvuru sırasında yüklediğiniz CV ve ek dosyalarda yer alan bilgiler.
Referans bilgileri: Tarafınızca paylaşılması halinde referans kişilerin ad, soyad, unvan, çalıştığı kurum ve iletişim bilgileri.
İşlem güvenliği ve Teknik Altyapı Bilgileri: Form gönderim tarihi, sisteme erişim logları, teknik log bilgileri ve form güvenliği ile teknik oturum yönetimini sağlayan zorunlu çerez (PHPSESSID) verileri.
Başvuru süreciniz için gerekli olmadığı sürece özel nitelikli kişisel verilerinizi paylaşmamanızı rica ederiz. Sağlık bilgisi, engellilik bilgisi, adli sicil bilgisi, dinî veya siyasi görüş, sendika/dernek/vakıf üyeliği, kimlik belgesi görüntüsü, biyometrik veri ve benzeri özel nitelikli kişisel verilerin özgeçmişinizde veya ek dosyalarınızda yer almamasına dikkat ediniz.
3. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
İş başvurunuzun alınması ve değerlendirilmesi.
Başvurduğunuz pozisyonunuza uygunluğunuzun incelenmesi.
İnsan kaynakları, işe alım süreçlerinin ve mali beklentilerin (ücret) yürütülmesi.
Sizinle başvuru süreci hakkında iletişime geçilmesi.
Mülakat ve değerlendirme süreçlerinin planlanması.
Referans kontrolü yapılması; bu işlem yalnızca ayrıca açık rıza vermeniz halinde gerçekleştirilir.
İşe alım sürecinin olumlu sonuçlanması halinde iş sözleşmesi kurulmasına yönelik hazırlıkların yapılması.
Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
Olası uyuşmazlıklarda haklarımızın korunması ve savunma hakkının kullanılması.
Bilgi güvenliği, sistem güvenliği, web sitesi işlevselliğinin korunması ve başvuru kayıtlarının teknik olarak güvenli şekilde saklanması.
Başvurunuzun olumsuz sonuçlanması veya ilgili pozisyonun kapanması halinde, kişisel verilerinizin ileride oluşabilecek uygun pozisyonlar için ayrıca değerlendirilmesi ancak bu konuda açık rıza vermeniz halinde yapılır.
4. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz; internet sitemizde yer alan iş başvuru formu, e-posta, telefon, fiziki başvuru, kariyer platformları ve tarafınızca iletilen CV veya ek belgeler aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elektronik veya fiziki ortamda toplanmaktadır.
Kişisel verileriniz KVKK’nın 5. maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (İş sözleşmesi öncesi süreçler).
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi.
İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri (İşlem güvenliği, web sitesinin çalışmasını sağlayan zorunlu teknik çerezlerin kullanımı ve başvuru süreçlerinin yürütülmesi).
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
Açık rızaya tabi işlemler (Aday havuzunda saklanma ve referans kontrolü) bakımından, kişisel verileriniz yalnızca özgür iradenizle açık rıza vermeniz halinde işlenir. Açık rıza vermemeniz, mevcut iş başvurunuzun değerlendirilmesine engel teşkil etmez.
5. Kişisel Verilerinizin Aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere;
Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
Hukuki destek alınması veya doğabilecek uyuşmazlıklar halinde avukatlara ve danışmanlara,
Bilgi teknolojileri, barındırma, e-posta, yedekleme ve teknik destek hizmeti alınan yerli/yabancı veri merkezi altyapılarına (Sözleşmesel güvenceler altında),
İşe alım sürecinin gerektirmesi halinde kurum içi ilgili departman yetkililerine aktarılabilir.
Kişisel verileriniz, başvuru sürecinin yürütülmesi için gerekli olmadığı sürece üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
6. Yurt Dışına Aktarım
Kurumumuz tarafından sunulan form altyapısı, e-posta ve bulut bilişim hizmetlerinin (Örn: Google Workspace, Microsoft 365, yurt dışı lokasyonlu sunucular vb.) sunucularının yurt dışında bulunması halinde, form üzerinden gönderdiğiniz veriler yurt dışına aktarılmış sayılmaktadır. Bu aktarımlar, KVKK’nın 9. maddesinde yer alan güncel aktarım mekanizmalarına (Standart Sözleşmeler veya gerektiği hallerde Açık Rıza) uygun olarak, gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak gerçekleştirilir. İlgili sistemlerin kullanımı mevcut başvurunuzun değerlendirilmesi için altyapısal bir gereklilik olup, aday havuzunda kalma veya referans kontrolü gibi seçimlik açık rızalarınızı etkilemez.
7. Referans Kişilerine İlişkin Bilgiler
Başvuru formunda veya özgeçmişinizde üçüncü kişilere ait referans bilgisi paylaşmanız halinde, söz konusu kişileri bu paylaşım hakkında bilgilendirdiğinizi ve 6698 sayılı Kanun uyarınca gerekli izinleri/rıza süreçlerini aldığınızı kabul ve taahhüt etmektesiniz.
Referans kişilerle iletişim kurulması, yalnızca bu form üzerinde onay vermeniz halinde gerçekleştirilir.
8. Kişisel Verilerin Saklama Süresi
Kişisel verileriniz, başvuru sürecinin gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır.
Başvurunuzun olumsuz sonuçlanması durumunda, aday havuzunda saklanmasına açık rıza vermediyseniz, verileriniz işe alım sürecinin tamamlanmasından itibaren makul süre (en geç 6 ay ila 1 yıl) içinde silinir veya yok edilir.
Aday havuzunda değerlendirilmenize açık rıza vermeniz halinde kişisel verileriniz, rızanız kapsamında en fazla 1 (bir) yıl süreyle saklanabilir. Bu işlemin sonunda verileriniz ilk periyodik imha sürecinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
9. Kişisel Verileriniz İle İlgili Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?
6698 sayılı KVKK’nın ilgili kişilerin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi (bilgi alma, düzeltme, silme ve itiraz etme gibi), sizlere kolaylık sağlaması adına hazırlanan Veri Sorumlusuna Başvuru Formu aracılığıyla, Aka Eğitim Hizmetleri Enerji Sanayi ve Ticaret A.Ş.’ye ait akakoleji.k12.tr adresinde yer alan yasal mevzuata uygun olarak, kurumsal e-posta adresimiz olan i.k@akakoleji.k12.tr üzerinden veya Radyum Sokak No:21 Bahçelievler / İstanbul adresimize fiziki olarak yazılı başvuru ile her zaman iletebilirsiniz. Talepleriniz, yasal süre olan en geç 30 gün içinde titizlikle incelenerek sonuçlandırılacaktır.
10. Metnin Güncellenmesi
Bu Aydınlatma Metni; mevzuat değişiklikleri, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları veya Kurumumuzun iş süreçlerindeki yenilikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin, internet sitemizde yayımlandığı tarihten itibaren geçerlilik kazanır.